Sektörel Çözümler
Araç Filo Yönetimi
Filo kiralama, lojistik ve servis filoları için araç takip verisinin, sözleşmelerin ve saha ekiplerinin tek elden yönetildiği BT altyapısı.
Filoda veri çoktur, düzen azdır
Bir filo yönetim firmasında veri her yerden akar: araç takip sisteminden konum ve yakıt verisi, servislerden bakım kayıtları, müşteriden sözleşme ve zeyilnameler, sahadan teslim tutanakları ve hasar fotoğrafları. Çoğu firmada bunların her biri ayrı bir yerde durur; araç bazında tam bir geçmiş çıkarmak saatler alır.
Filo yönetim firmaları için IT desteği verirken önce bu dağınıklığı toparlıyoruz: hangi verinin nerede tutulacağını, kimin erişeceğini ve nasıl yedekleneceğini tanımlıyor, ardından tekrar eden işleri otomatikleştiriyoruz.
Filo yönetim firmaları için IT desteği; araç takip ve filo yazılımı altyapısı, saha ekipleri için mobil çalışma, sözleşme ve bakım arşivi, KVKK uyumu ve raporlama otomasyonu.
Tanıdık geliyor mu?
Filo firmalarında en sık gördüğümüz altı sorun
İkisi bile tanıdık geliyorsa, veri kaybı ve zaman kaybı riski düşündüğünüzden büyüktür.
Araç geçmişi parça parça
Bakım servis dosyasında, sözleşme muhasebede, hasar fotoğrafı bir telefonda. Tek bir aracın geçmişini çıkarmak yarım gün sürüyor.
Takip sistemi ile ofis kopuk
Araç takip yazılımındaki veri raporlara elle aktarılıyor; aynı bilgi birkaç kez yazılıyor ve tutarsızlık doğuyor.
Sözleşme ve zeyilname arşivi düzensiz
Kiralama sözleşmeleri, sigorta poliçeleri ve muayene belgeleri paylaşılan bir klasörde birikiyor; süre takibi kimsenin üzerinde değil.
Saha ekipleri kişisel cihazlarla çalışıyor
Teslim tutanakları ve hasar fotoğrafları kişisel telefonlardan WhatsApp ile geliyor; kayıt da denetim de yok.
Konum verisi KVKK açısından ele alınmamış
Araç takip verisi sürücüyle ilişkilendirilebildiği için kişisel veridir; aydınlatma, saklama süresi ve erişim yetkisi çoğu firmada tanımsız.
Raporlar elle hazırlanıyor
Müşteriye giden aylık filo raporu her ay aynı adımlarla, elle üretiliyor; hem zaman alıyor hem hata payı taşıyor.
Kapsam
Filo yönetim firmaları için IT desteği kapsamı
Filo ve araç takip yazılımı altyapısı
Filo yazılımınızın sunucusunu, veritabanı yedeğini ve kullanıcı erişimlerini yönetiyor, yazılım firmasıyla sizin adınıza görüşüyoruz.
Araç ve sözleşme arşivi
Sözleşme, zeyilname, poliçe, muayene ve bakım belgelerini araç bazında, yetkilendirilmiş ve aranabilir bir arşivde topluyoruz.
Süre ve yükümlülük takibi
Sigorta, muayene, bakım ve sözleşme bitiş tarihleri için otomatik hatırlatma; sorumluya ve yöneticiye önceden bildirim.
Saha ekipleri için mobil çalışma
Teslim tutanağı, hasar formu ve fotoğrafların kurumsal uygulamalardan girilmesi; kayıp cihazda yalnızca kurumsal verinin uzaktan silinmesi.
Rapor otomasyonu
Filo yazılımı ve tablolardaki veriden aylık müşteri raporlarının, maliyet ve kullanım özetlerinin yazılım robotlarıyla hazırlanması.
Konum verisi ve KVKK uyumu
Hukuk bürosuyla birlikte sürücü aydınlatma metinleri, saklama süreleri ve erişim yetkileri; teknik tedbirleri biz kuruyoruz.
Mevzuat
Filo verisinde dikkat edilen başlıklar
Filo yönetiminde BT kararları birkaç düzenlemeyle birlikte alınıyor. Aşağıdaki başlıklar bilgilendirme amaçlıdır.
Konum verisi kişisel veridir
Araç takip verisi sürücüyle ilişkilendirilebildiği ölçüde KVKK kapsamındadır; işleme amacı, hukuki sebebi ve saklama süresi yazılı olmalıdır.
Sürücü aydınlatması
Araçlarda takip sistemi bulunduğu ve hangi verinin ne kadar süreyle tutulduğu sürücülere açıkça bildirilmelidir.
Çalışma saatleri dışında izleme
Mesai dışı ve özel kullanımda izleme, ölçülülük ilkesi açısından ayrıca değerlendirilmelidir.
Kamera ve kayıt cihazları
Araç içi kamera ve olay kayıt cihazları ek yükümlülük doğurur; kayıtların saklanması ve erişimi ayrı kurallara bağlanmalıdır.
Veri paylaşımı
Konum ve kullanım verisinin müşteriyle, sigorta şirketiyle ya da yazılım sağlayıcıyla paylaşımı sözleşmeye ve aydınlatmaya dayanmalıdır.
Veri ihlali bildirimi
Filo ve sürücü verisine ilişkin bir ihlalde 72 saatlik bildirim süreci; tespit, değerlendirme ve teknik inceleme adımlarını önceden tanımlıyoruz.
Bu bölüm bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş niteliği taşımaz. Hukuki değerlendirmeyi koordineli çalıştığımız hukuk bürosuyla birlikte yapıyoruz.
Yapay zeka
Bu sektörde yapay zekanın doğru kullanımı
Filoda yapay zeka, kararın yerine geçmez; veriyi okunur hale getirir ve yazı işini hızlandırır.
Doğru kullanım alanları
- Aylık filo raporlarının ve yönetim özetlerinin taslak metinleri
- Servis ve hasar kayıtlarının sınıflandırılması, tekrar eden arıza örüntülerinin özetlenmesi
- Sözleşme ve poliçe metinlerinde madde arama; kurum içi prosedürlerde hızlı arama yapan kapalı asistanlar
- Müşteri yazışmalarının önceliklendirilmesi ve ilk yanıt taslakları
Hukuki sorumluluk ve riskler
- Sürücü davranışına ilişkin puanlama ve değerlendirmelerin tek başına otomatik kararla sonuçlanması, KVKK açısından itiraz hakkı doğurur.
- Konum, plaka ve sürücü bilgisi içeren veriyi açık yapay zeka araçlarına girmek kişisel veri ihlali riski taşır.
- Bakım ve hasar tahminleri yönlendirici olabilir; teknik kararı yetkili servis ve sorumlu kişi verir.
- Müşteriye giden raporlarda yapay zeka ile üretilen her sayı, kaynak veriyle karşılaştırılmadan gönderilmemelidir.
Yapay zeka kullanımı hukuki sorumluluğu ortadan kaldırmıyor; KVKK, sır saklama yükümlülükleri, fikri haklar ve sektör düzenlemeleri aynen geçerli. Bu başlıklar bilgilendirme amaçlı; hukuki değerlendirmeyi koordineli çalıştığımız hukuk bürosuyla birlikte yapıyoruz. Ayrıntı için Yapay Zeka Entegrasyonları sayfasına bakabilirsiniz.
Nasıl çalışıyoruz
Dört adımda öngörülebilir bir süreç
Her projede aynı yöntemi izliyoruz; neyin, ne zaman ve neden yapıldığını baştan biliyorsunuz.
01
Keşif
Mevcut durumu, ihtiyaçları ve riskleri yerinde ya da uzaktan inceliyoruz.
02
Planlama
Öncelikleri, kapsamı ve takvimi içeren net bir yol haritası sunuyoruz.
03
Devreye alma
Geçişi iş akışınızı aksatmadan, belgeleyerek tamamlıyoruz.
04
Sürekli yönetim
İzleme, raporlama ve düzenli gözden geçirmelerle sürekli iyileştiriyoruz.
Sık sorulan sorular
Araç Filo Yönetimi: sık sorulan sorular
Araç takip yazılımımız var, değiştirmemiz gerekir mi?
Hayır. Yazılımdan bağımsız çalışıyoruz: sunucusunu, yedeğini, erişimlerini ve entegrasyonlarını biz yönetiyoruz; uygulama desteğini yazılım firması vermeye devam ediyor.
Takip verisini biz mi saklayacağız?
Verinin nerede duracağına birlikte karar veriyoruz. Önemli olan konumu değil, saklama süresinin, erişim yetkisinin ve yedeğin tanımlı olması.
Kaç araçlık filodan itibaren çalışıyorsunuz?
Kapsamı büyüklüğe göre ölçekliyoruz. Küçük filolarda genellikle arşiv düzeni, süre takibi ve yedeklemeyle başlıyoruz; büyüdükçe entegrasyon ve rapor otomasyonu ekleniyor.
Aylık müşteri raporlarını otomatikleştirebilir misiniz?
Evet. Veriler düzenli bir kaynaktan geliyorsa raporun toplanması, hesaplanması ve dağıtımı yazılım robotlarıyla otomatikleştirilebilir; genellikle ilk devreye aldığımız otomasyon bu oluyor.
Sürücülerin kişisel telefonlarını kullanmaya devam edebilir miyiz?
Evet, ancak kurumsal veriyi ayırarak. Kişisel cihazda yalnızca kurumsal uygulamaları yönetiyor, kayıp durumunda yalnızca o verinin silinmesini sağlıyoruz.
Ücretsiz BT ve güvenlik analizi alın
Mevcut altyapınızı inceliyor, riskleri ve öncelikleri gösteren kısa bir rapor sunuyoruz. Türkiye genelinde yerinde ve uzaktan hizmet veriyoruz; talebinize en geç 1 iş günü içinde dönüş yapıyoruz.